Der Frühling hat begonnen und bringt nicht nur bunte Blumen und erste warme Sonnenstrahlen, sondern auch regen Betrieb ins Hotel. Kaum werden die Tage länger, laufen die Vorbereitungen für die Sommersaison auf Hochtouren. Das Telefon in der Lobby klingelt ständig, und der Kalender füllt sich rasch mit Buchungen und Veranstaltungen. Dann kommt eine neue Anfrage: Ein Unternehmen plant ein Sommerfest für 20 Personen inklusive Übernachtung, dazu einen fröhlich dekorierten Raum und ein besonderes Dinner.
Ein Blick auf den bereits gut gefüllten Veranstaltungskalender wirft Fragen auf: Welche Zimmer sind überhaupt noch verfügbar? Lohnt es sich, die Gruppe zu akzeptieren, oder gehen potenziell “wertvollere” Einzelbuchungen verloren? Welche Auswirkungen hat die Buchung auf den Gesamtumsatz und ab wann ist die Gruppe eigentlich profitabel?
Solche Anfragen versprechen auf den ersten Blick sichere Buchungen und gute Einnahmen, bergen jedoch Herausforderungen. Sie sind oft komplex und die Bearbeitung ist zeitaufwendig und fehleranfällig, gerade bei mehreren Anfragen im gleichen Zeitraum. Verfügbarkeiten prüfen, Preise kalkulieren, Angebote erstellen und das alles am besten sofort.
Die Verdrängungs-Analyse als Entscheidungshilfe
Die Entscheidung für oder gegen eine Gruppenbuchung erfordert eine sorgfältige wirtschaftliche Bewertung. Dabei kommt die Verdrängungs-Analyse oder im Englischen Displacement Analysis, zum Einsatz, die verschiedene Planzahlen und Parameter berücksichtigen sollte:
- Auswertung historischer Daten und Prognosen: aktuelle und erwartete Buchungslage, historische Auslastung, Nachfragemuster
- Kosten und Gewinnmargen: zusätzliche anfallende Kosten (z.B. Kommission), Rabatte, Einnahmen durch zusätzliche Dienstleistungen wie Catering oder Raummiete
- Marktkenntnisse: Mitbewerberpreise und -verfügbarkeiten, Messen und Veranstaltungen, Feiertage und Ferien
- Displacement: Alternative Nachfrage, Upsell-Möglichkeiten, Opportunitätskosten durch verlorene Einnahmen bei Ablehnung von Individualgästen
- Belegungsgrad und Zimmermix: Verhältnis von Einzelreisenden, Geschäftsreisenden und Gruppen, Optimierung der Zimmerkategorien
- Vertragsbedingungen und Stornierungsfristen: Besondere Konditionen für Gruppenbuchungen, Abrufkontingente, Risiko von Stornierungen, Zahlungsbedingungen (Gesamtrechnung oder individuelle Zahlungen)
- Langfristige Partnerschaften: Möglichkeit, durch Gruppenbuchungen nachhaltige Kooperationen mit Unternehmen oder Organisationen aufzubauen
Je mehr Daten analysiert werden, desto sicherer wird der Entscheidungsprozess. Und genau hier setzt das Gruppen-Quotierungstool an.
Was ist ein Gruppen-Quotierungstool?
Ein Gruppen-Quotierungstool unterstützt Hotels dabei, Gruppenanfragen effizient zu verwalten und zu beantworten. Es kann große Datenmengen in kürzester Zeit analysieren und verarbeiten. Der gesamte Prozess läuft dank der systemseitigen Unterstützung viel schneller und präziser, als es manuell möglich wäre. Dies ermöglicht es dem Hotel, komplexe Faktoren wie Verfügbarkeiten, Preise und Marktbedingungen zu berücksichtigen und fundierte Entscheidungen zu treffen. Dadurch wird der Arbeitsaufwand erheblich reduziert, das Risiko von Fehlern minimiert und das Hotel kann nachhaltig den Umsatz maximieren. Doch nicht jedes Gruppen-Quotierungstool ist gleich gut: Nur ein durchdachtes Tool, das alle Entscheidungsparameter berücksichtigt, kann die Komplexität von Nachfrage, Margen und Verfügbarkeit präzise abbilden und den optimalen Ertrag sichern, während weniger ausgereifte Tools wichtige Chancen übersehen.
Grundlegende Funktionen, über die ein Gruppen-Quotierungstool verfügen sollte
Automatisierte Verfügbarkeitsprüfung
Das Tool prüft die aktuellen Verfügbarkeiten, basierend auf bestehenden Buchungen, Reservierungen und zukünftig erwarteter Auslastung. In der Regel hat das System also Zugriff auf alle relevanten PMS Daten. Dadurch wird deutlich, ob ausreichend Kapazitäten für die Gruppe vorhanden sind, oder Gäste vielleicht ausgebucht werden müssten. Diese Analyse findet nicht nur für den Zeitraum der Gruppenanfrage statt, sondern auch für die angrenzenden Schultertage.
Dynamische Preiskalkulation
Basierend auf internen Daten kalkuliert das Tool den minimalen Preis, der für eine Gruppenanfrage verlangt werden sollte. Dabei simuliert es alternative Einnahmen, die mit Individualgästen möglich wären. Gleichzeitig hilft es dem Hotel, den besten Mix aus Einzel- und Gruppenbuchungen zu finden, um den Gesamtumsatz zu maximieren. Denn wenn der Business-Mix unausgewogen ist und zu viele Gruppen angenommen werden, steigt das Risiko erheblicher Einnahmeverluste im Falle von Stornierungen - da dann nicht nur die Gruppe wegfällt, sondern auch die Möglichkeit, die Zimmer kurzfristig mit Individualgästen zu füllen.
Umfassende Marktanalyse
Die Marktanalyse untersucht externe Faktoren, um sicherzustellen, dass die Preisstrategie im Wettbewerbsumfeld konkurrenzfähig bleibt. Dazu gehören Mitbewerberpreise- und verfügbarkeiten, Branchentrends, saisonale Schwankungen, Feiertage und große Veranstaltungen wie Messen und Kongresse. Diese Informationen fließen direkt in die Preisberechnung und Rentabilitätsbewertung der Gruppenanfrage ein.
Langfristige Optimierung der Preisstrategie
Durch die Analyse vergangener Gruppenbuchungen, Buchungstrends und historischer Preisentwicklung hilft das Tool, die eigenen Preisstrategien für zukünftige Gruppenanfragen zu verbessern und langfristig (bis zu 2 Jahre im Voraus) profitable Entscheidungen zu treffen.
Zentraler Datenhub zur Multiproperty-Verwaltung
Ein modernes Gruppen-Quotierungsystem ist in der Lage, Gruppenanfragen für mehrere Standorte zu verwalten. Mitarbeiter können alternative Veranstaltungsorte prüfen, falls die Annahme der Gruppe im ursprünglich angefragten Hotel nicht empfehlenswert ist. Zudem kalkulieren Mitarbeiter vor Ort sofort Angebote, die automatisch zur Freigabe an den Cluster Manager gesendet werden. Dadurch steigert sich die Effizienz und ermöglicht eine nahtlose Zusammenarbeit über verschiedene Standorte.
Der Schlüssel zu effizienter Gruppenbuchung: Die Vorteile eines Gruppen-Quotierungstools
Das Gruppen-Quotierungstool optimiert den gesamten Prozess der Bewertung und Kalkulation von Gruppenanfragen. Wenn sich die Anfragen für Sommerferien häufen, muss das Hotel schnell, aber sicher entscheiden: Lohnt sich die Buchung? Dank des Tools lässt sich diese Frage effizient, zuverlässig und profitabel beantworten. Ein Gruppen-Quotierungstool ist somit unverzichtbar, um den perfekten Mix aus Effizienz, Genauigkeit und Umsatzsteigerung zu erzielen - und das kommt sowohl dem Hotel als auch den Gästen zugute.
